Deze website maakt gebruik van cookies Meer weten over cookies? Klik hier
A A ?

Prins Bernhardlaan 8
2405 VZ Alphen aan den Rijn
Tel 0172 - 42 75 00

Vrije publiciteit en Public Relations

Public Relations is een onderdeel van uw communicatieplan. Het betekent zo veel als goede contacten onderhouden met externe doelgroepen om zo de communicatiedoelstellingen te kunnen verwezenlijken. Er bestaat onderscheid tussen vrije publiciteit en public relations.

 

Met vrije publiciteit richt u zich tot de media om zo uw doelgroepen te benaderen. Als vereniging stuurt dan persberichten rond naar met name lokale en provinciale media. Denk bijvoorbeeld aan lokale zondagskranten of de stadsedities van uw provinciaal dagblad.  

Met Public Relations richt u zich direct met uw communicatie op de verschillende belangengroepen van uw organisatie (omwonenden, gemeente, scholen etc). Het onderhouden van een goede relatie met hen is hierbij het belangrijkst. Door het kiezen van de juiste middelen (persaandacht, mailings, info-avonden) probeert u hen op de juiste manier te informeren en te beïnvloeden. Hierbij gaat het vaak om de reputatie van de club te behouden of te verbeteren.

Goede contacten met de gemeente zijn bijzonder belangrijk voor de organisatie. Niet alleen de accommodatie kan onderwerp van gesprek zijn, maar ook andere zaken als evenementenbeleid, financiën, drank- en horecawet etc. moeten aan bod komen. Zoveel mogelijk netwerken met mensen van de gemeente in zoverre mogelijk: benader ze één op één met een concrete boodschap.

 

Het krijgen van persaandacht is vaak heel moeilijk, omdat u als organisatie echt nieuws moet bieden en een goede relatie met journalisten moet onderhouden. Meestal volstaat het sturen van een persbericht. Als u echt groot nieuws te melden heeft, dan kunt u het organiseren van een persconferentie overwegen. Soms wil een journalist met u een interview houden voor een krant, radio of tv,

 

Naast vrije publiciteit en Public Relations kunt u natuurlijk altijd media-aandacht krijgen door het (betaald) plaatsen van advertenties.

 

Hoe schrijf ik een persbericht?

Enkele tips:

  • Zet boven aan het vel: PERSBERICHT
  • Zet enkele regels daaronder de kop, die in enkele woorden het nieuws samenvat waar het persbericht over gaat (bijvoorbeeld: organisatie X bestaat 100 jaar).
  • Twee witregels daaronder schrijft u links aan de kantlijn de plaats en datum.
  • Schrijf vervolgens uw bericht en zorg ervoor dat:
    • het nieuws in de eerste alinea staat: daar staat de informatie die belangrijk is (ezelsbruggetje: 5 x W + H (Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe)).

Het zou zo moeten zijn dat een journalist genoeg heeft aan het overnemen van de eerste alinea. Wil hij meer informatie, dan gebruikt hij de tweede alinea etc. De minst belangrijke informatie staat dus onderaan in de tekst

  • het bericht niet langer wordt dan één A4-tje
  • u heldere en eenvoudige taal gebruikt
  • u geen reclame maakt, maar feitelijke informatie overdraagt
  • u actieve taal gebruikt (dus geen lijdende vorm).
  • Schrijf onderaan het persbericht wie de journalist binnen uw vereniging kan bellen voor meer informatie, ook buiten kantoortijd.
  • Zorg dat duidelijk is wie de afzender is.
  • Het persbericht moet er netjes uitzien. Hanteer 1,5 regel wit tussen de regels en zorg voor ruimte tussen de alinea's. Als u veel persberichten maakt, laat dan apart papier daarvoor drukken.
  • Zorg voor een juiste adressering.

 

Hoe onderhoud ik goede perscontacten?

Enkele tips:

  • Verplaats je in de journalist.
  • Zorg voor één contactpersoon binnen uw organisatie voor de media
  • Zie de media als uw belangrijkste klant: lever goede service, wees eerlijk, snel en op tijd.
  • Zoek het nieuws (mooie verhalen) in uw club (succes, verlies, nieuwe spelers, nieuwe sponsor, nieuwbouw, leegloop vrijwilligers, het duizendste lid, de 50ste goal etc. )
  • Denk mee met de media, ontdek wat zij leuk vinden om over te schrijven (er zijn verhalen die altijd terugkomen) en biedt die informatie gestructureerd aan bij de media
  • Elke zondag om ... uur belt u de uitslagen door.
  • Nodig journalisten met hun fotografen uit bij belangrijke wedstrijden, acties, evenementen etc.
  • Neem contact op met de lokale media en vraag wat ze willen, wat u voor hen kunt doen. Bouw een persoonlijke relatie op met  de lokale media.

 

Medialijst

In een medialijst zijn alle adressen opgenomen van de media die van belang zijn voor uw organisatie. Denk daarbij aan lokale kranten, zondagsnieuws, gemeentenieuws etc. Twee keer per jaar verschijnt (ook op diskette) het Handboek van de Nederlandse Pers en Publiciteit, met daarin alle duizenden bladen, blaadjes, omroepen enzovoorts opgenomen. Kies daaruit de media die voor u belangrijk zijn.  Daarnaast kunt u de lokale televisieprogramma’s en kabelkranten benaderen.

 

Vermeld bij alle media:

  • het volledige post-, bezoek- en e-mailadres, webadres
  • telefoonnummers
  • namen van journalisten
  • privé telefoonnummers van journalisten.

 

Persconferentie

Als u zeer belangrijk nieuws heeft te melden is het houden van een persconferentie een optie. Journalisten houden er niet van om voor flauwekul uit hun werk gehaald te worden. Persconferenties organiseert u daarom alleen als u belangwekkende zaken te melden hebt, die eenduidige, mondelinge toelichting vereisen.

Ga als volgt te werk:

  • Organiseer de persconferentie op een plaats waar journalisten beroepshalve al vaak zijn, of kies uw eigen kantoor.
  • Wees een normale gastheer, bedelf journalisten niet onder consumpties, lunches, cadeautjes. Dat wordt gezien als poging tot beïnvloeden.
  • Laat de persconferentie leiden door iemand die daar verstand van heeft en het vertrouwen van de journalisten geniet.
  • Een persconferentie is er voor de pers. Wie niet tot die groep behoort, wordt niet toegelaten. Ook niet uit uw eigen organisatie.
  • Bereid de persconferentie goed voor. Over elk onderwerp kunt u honderd vragen bedenken. Maak u de antwoorden daarop eigen. Dat geeft u rust en vertrouwen in de goede afloop van de bijeenkomst.
  • Zorg voor 'lijnen' in uw organisatie om onverwachte vragen toch op de persconferentie te kunnen beantwoorden.
  • Laat de persconferentie niet langer duren dan een uur.
  • Begin de bijeenkomst met het nieuws te vertellen en geef daarna gelegenheid tot vragen stellen.
  • Als veel journalisten op uw persconferentie komen, zitten er evenzoveel 'concurrenten' in de zaal. Houd er rekening mee dat sommigen na afloop nog even apart met u willen praten.
  • Neem na de persconferentie de tijd om radio en televisie apart te bedienen.
  • Leg bij de ingang van de zaal waar u de persconferentie geeft een lijst neer waar journalisten hun naam en hun medium op vermelden. Zorg dat u die lijst kent, als de bijeenkomst begint. Dan weet u wie u tegenover u hebt.
  • Zorg voor duidelijke naambordjes op de tafel voor degenen die tijdens de persconferentie namens uw organisatie het woord voeren.
  • Vraag u bij elke uitspraak af tot welke krantenkop die kan leiden.
  • Zorg voor een uitgebreide persmap, met daarin een foto (vrij voor publicatie), een persbericht en achtergrondinformatie.
  • Stuur de persmap toe aan journalisten die u graag had ontmoet, maar die toch ontbraken.
  • Schakel een knipseldienst (clipping service) in voor de levering van de stukjes die uw persconferentie oplevert.

 

 

Een interview voor een krant of radio.

Journalisten willen hun informatie het liefste exclusief en proberen u - ook bij een persconferentie - altijd apart te spreken te krijgen. Een mogelijkheid voor zo'n ontmoeting vormt het interview, dat voor een krant, radio of televisie heel anders verloopt. Wij geven u wat algemene aandachtspunten voor het afgeven van een interview.

 

  • Vraag om welk onderwerp het gaat en informeer naar het kader waarin uw gesprek wordt geplaatst.
  • Vraag naar de aard van de publicatie of de uitzending: nieuws, achtergrond, commentaar of human interest.
  • Maak duidelijke afspraken over de tijdsduur en houd u eraan.
  • Probeer de specifieke belangstelling van de journalist vooraf te achterhalen.
  • Bereid u goed voor op alle mogelijke aspecten van het onderwerp.
  • Bied normale gastvrijheid. Overdrijf niet.
  • Wees u ervan bewust dat binnenkomende telefoontjes, medewerkers en secretaresses ongecontroleerde informatie aan de journalist kunnen verschaffen.
  • Ga na afloop van het interview niet met de journalist lunchen, koffiedrinken in het personeelsrestaurant en breng hem ook niet zelf naar het station. Zolang u bij hem bent, is hij aan het werk. Alles wat u en anderen buiten de officiële interviewtijd zeggen, kan worden gebruikt.
  • Als u iets niet meteen weet, laat het antwoord dan rustig even door iemand opzoeken.
  • Probeer altijd foto's te laten maken waar u met de journalist op staat. Zo betrekt u hem bij het onderwerp en het streelt bovendien zijn ijdelheid.
  • Onderschat journalisten niet. Ze weten meer dan u denkt. En vaak ook anders. Door een interview te geven werkt u mee aan het verhaal van de journalist. Het blijft zijn scope. U kunt sturen, maar het eindresultaat nauwelijks beïnvloeden.
  • Veronderstel niet dezelfde kennis bij de journalist als uzelf hebt. Anders kwam hij u geen antwoorden vragen. Journalisten weten van veel dingen iets en van weinig dingen alles.
  • Gebruik geen moeilijke taal, maar juist korte krachtige zinnen.
  • Herhaal nooit een vraag van een journalist. Dat demonstreert onzekerheid.
  • Wees openhartig, dat komt bij de luisteraar of kijker goed over.
  • Probeer vooraf contact met de interviewer te krijgen om te overleggen over de inhoud van het gesprek. Aan miscommunicatie heeft niemand iets. U niet en de interviewer zeker niet.